Antes mesmo de os auditores colocarem os pés na Organização?
Como auditor líder de certificadoras internacionais, tá tive a oportunidade de fazer auditorias nas maiores e melhores empresas do mundo; como também já auditei empresas pequenas, porém com negócios relevantes. Já auditei empresas com 3 funcionários e com 30.000.
Já auditei sozinho e já liderei equipes com 10 auditores. Também já treinei incontáveis auditores internos e auditores líderes, e aprendi ao longo desses mais de 20 anos fazendo isso, que existem coisas que JAMAIS pensamos que pudessem atrapalhar uma auditoria, mas que são talvez os fatores QUE MAIS CAUSAM DANO.
Muitas empresas, involuntariamente (ou não), JOGAM FORA a possibilidade de que as auditorias de sistemas de gestão sejam eficazes e efetivas, muito antes de os auditores sequer colocarem os pés na empresa! Quer ver como?
Por alguma razão inexplicável, pois todo mundo que aprende sobre auditorias ISO sabe disso, as empresas perpetuaram uma prática que nunca foi recomendada: ter METAS DE NC nas auditorias!
Existem diversas maneiras de estabelecer metas de NC, TODAS ELAS mortais ao processo de auditoria, não importa QUÃO BOA seja a intenção! Quer ver?
Véspera da auditoria: A Alta Direção reúne a empresa ou manda um email assim: “Pessoal, todos sabem que a nossa meta é ZERO NC, certo”?
Direção: “Como temos CULTURA DE EXCELÊNCIA na empresa, NC não devem existir”
Ou a Empresa estabelece meta de NC como parte do BÔNUS DOS GESTORES (!!!)
Algumas vezes esse comportamento não é corporativo (a alta direção entende a finalidade da auditoria e não pressiona as pessoas), mas um gerente de área diz assim pra sua equipe “Olha se tiver NC aqui na área, já sabe, né?”
Outro exemplo: Ter como OBJETIVO DO SGQ ou SG-SEI-LÁ-O-QUÊ “ZERO NÃO-CONFORMIDADES EM AUDITORIAS INTERNAS OU EXTERNAS”
TODAS ESSAS INICIATIVAS e um monte de outras parecidas, MATAM A AUDITORIA antes mesmo dela começar.
Sabe por quê?
Razão TÉCNICA 1: entender a FUNÇÃO DA AUDITORIA, e como ela pode ser importante para promover a melhoria de processos e resultados da Organização. NÃO EXISTE SISTEMA DE GESTÃO INFALÍVEL, portanto NC são esperadas! Se não fosse assim, não existiria em TODAS AS NORMAS DE SISTEMAS DE GESTÃO o conceito de NC e o processo para tratá-las!
Razão TÉCNICA 2: Auditorias são AMOSTRAIS – portanto mesmo que o auditor NÃO ENCONTRE NC, não significa que elas não existem – mas se tem META DE NC, elas são jogadas para baixo do tapete e os auditados tendem a ESCONDER EVIDÊNCIAS do auditor! E mais: pelo fato de essas amostragens serem aleatórias, TER ou NÃO TER NC não é base para comparação!
Razão PSICOLÓGICA: Qualquer uma das formas de META DE NC que citei há pouco criam na cabeça do auditado uma BARREIRA MENTAL ao trabalho do auditor. Pois todos os AUDITADOS serão AUTOMATICAMENTE REFRATÁRIOS a qualquer tentativa do auditor de registrar NC, por mais certo que ele esteja!
E não estou falando aqui da NC picuinha, estou falando da tentativa do auditor de registrar BOAS NC. As pessoas associam a NC a um tipo de “sanção disciplinar”: “Caso tenha NC, não vou receber meu bônus”; “Se tiver NC, vou ter que ouvir do chefe”; ou ainda pior, “Se tiver NC, vou ser demitido !!!! (acredite, já vi acontecer).
Agora pensa comigo: num ambiente como esse, como é que a auditoria pode correr bem? A resposta é uma só: NÃO PODE.
Por experiência, as auditorias MAIS DIFÍCEIS que já fiz na vida são essas (e olha que já fiz centenas delas): Os auditados estão nervosos o tempo todo, o clima da auditoria é tenso e qualquer argumento do auditor é rebatido até com uma certa “violência”, nenhuma NC é aceita! Isso toma tempo em discussões que não levam a lugar nenhum e azeda o clima da auditoria.
TODAS AS VEZES em que isso aconteceu comigo, havia por trás essa tal de “META DE NC”, explícita ou tácita (tácita é quando ninguém fala, mas todo mundo sabe que a diretoria ou a gerência “não gosta de NC”).
Então, esse recado é para os responsáveis pelo sistema de gestão, mas principalmente para a Alta Direção, para o CEO, CFO, COO, ou qualquer C-Level e também para qualquer gerente ou gestor de área:
INTERROMPAM qualquer prática de meta de NC! Isso NÃO EXISTE e só prejudica o processo de auditoria! Se você quer que as pessoas respondam às auditorias de forma sincera, despreocupada, pensando somente na transparência do processo, tornando a auditoria um ambiente MENOS TENSO: Jogue no lixo toda e qualquer prática que busque avaliar os resultados de uma auditoria com base no número de NC registradas.
Quando o foco da Organização é em não ter NC, os auditados participam da auditoria com a mentalidade errada!
Combinado?
E se quiser assistir ao vídeo sobre o tema em nosso canal do youtube, segue o link: https://youtu.be/SOHJY2vCcwg
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